محمدرضا سعیدی سایت شخصی
جلسات شورایاران و هیئت امنا هر دو هفته یکبار برگزار می‌شود تا اعضای شورایاری مشکلات محله را بررسی
و در راه مرتفع کردن آنها بکوشند. اما یک جلسه خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟ برای برگزاری یک جلسه موفق چه اصولی باید رعایت شود و خط قرمزهای یک جلسه چیست؟ با ما باشید تا در این شماره از ماهنامه شورایاران با اصول برگزاری یک جلسه خوب و راهگشا آشنا شوید…
• جلسه‌ها را با برنامه‌ریزی آغاز کنید
خوب اداره کردن یک جلسه، باعث ایجاد نتایج مثبت و افزایش میزان تولید می‌شود. این کار همچنین شرایطی را برای افراد فراهم می‌آورد تا بتوانند از نظرات دیگران استفاده کنند و خلاقیت گروهی را گسترش دهند. عدم برنامه‌ریزی مناسب و یا اداره نکردن موثر جلسات، باعث اتلاف وقت شرکت‌کنندگان و سازمان شما می‌شود. این‌گونه جلسات همچنین باعث ایجاد احساس ناامیدی و افزایش میزان کار کارمندان می‌شود.
• در چه مواقعی باید جلسه برگزار کرد؟
قبل از برگزاری یک جلسه، از خودتان بپرسید که آیا این کار ضرورت دارد؟ برگزاری جلسه باعث صرف وقت افراد می‌شود به همین دلیل، این کار یکی از پرهزینه‌ترین روش‌ها برای انجام کارها است. ممکن است بتوان کاری را به صورت تلفنی، ارسال یک یادداشت و یا ارسال یک نامه الکترونیکی انجام داد. برای مثال اگر فقط می‌خواهید اطلاعاتی را در اختیار دیگران قرار دهید و نیازی به دریافت نظرات و بازخورد آنها ندارید، ارسال یک یادداشت کفایت می‌کند. برگزاری یک جلسه ممکن است برای انجام کارهای زیر لازم باشد:
– به اشتراک‌گذاری اطلاعات درجلسه شورایاری
– حل یک مسئله و پیگیری یک مشکل در جلسه شورایاری و هیئت امنا
– برنامه‌ریزی و تعیین اهداف شورایاری یک محله
– فراهم آوردن زمینه برای بیان مشکلات توسط افراد و این که بدانند نظراتشان شنیده می‌شود
– پیش‌برد یک پروژه و یا از سرگیری یک فرآیند که دارای تاخیر است
– ایجاد انگیزه، به ویژه برای پروژه‌هایی که از مقبولیت کافی برخوردار نیستند. ممکن است یک مشکل محلی از
نظر بعضی شورایاران مهم باشد و از نظر شورایاران دیگر نه! جلسات شورایاری به منظور همفکر شدن شورایاران
در حل مشکلات محله است.
– یافتن آثار مربوط به تغییرات مورد نظر در بخش‌های مختلف شورایاری و اصلاح برنامه‌ها مطابق با این تاثیرات. ممکن است در شورایاری یک محله فعالیتی مهم انجام شده باشد. در این جلسات شورایاران تاثیرات این فعالیت در موفقیت محله را بررسی می‌کنند تا از این موفقیت به عنوان الگو در مشکلات دیگر استفاده کنند.
– ایجاد روابط کاری و تقویت کارهای گروهی و صمیمت بیشتر میان شورایاران
– ایجاد مسئولیت‌پذیری گروهی برای انجام یک کار.
جلسه‌های شورایاری سبب می‌شود شورایاران در بطن مشکلات قرار بگیرند و احساس مسئولیت‌پذیری بیشتری داشته باشند.
• از قبل برنامه‌ریزی کنید و آمادگی داشته باشید
برای برگزاری یک جلسه، از قبل برنامه‌ریزی کنید. این کار از اتلاف وقت شما و دیگران جلوگیری می‌کند. اگر از قبل آمادگی نداشته باشید، شرکت‌کنندگان در جلسه متوجه این موضوع خواهند شد.
– در مورد علت برگزاری جلسه صریح و شفاف باشید. اهداف برگزاری جلسه را یادداشت کنید. این کار را باید در قالب یک یا دو جمله انجام دهید.
– زمان مورد نیاز برای جلسه را تعیین کنید. در بعضی از جلسه‌ها معمولا یک ساعت و نیم زمان برای برگزاری
یک جلسه در نظر گرفته می‌شود در حالی‌که زمان مورد نیاز تنها یک ساعت است. در این مواقع و برای استفاده
از ساعات باقی مانده، بحث‌ها طولانی خواهند شد. سعی کنید مدت زمان برگزاری جلسه را تا حد امکان کاهش دهید. در صورتی که به اهداف خود دست یافتید می‌توانید جلسه را زودتر از زمان مقرر به پایان برسانید.
– شورایاران و هیئت امنا را تا حد امکان، از قبل در خصوص برگزاری جلسه مطلع کنید. اطلاعیه‌ای را در خصوص برگزاری جلسه به وسیله نامه الکترونیکی ارسال و در آن علاوه بر هدف، تاریخ، زمان و مکان برگزاری جلسه، شماره تماس را ذکر کنید.
• دستور کار داشته باشید
دستور کار جلسه را تهیه کنید. داشتن دستور کار مشخص به شما کمک می‌کند تا یک جلسه موفق داشته باشید. دستور کار باید موارد زیر را به صورت شفاف مشخص کند:
– تاریخ و طول مدت برگزاری جلسه
– محل برگزاری جلسه و اطلاعات مورد نیاز برای تماس و یا اتصال به شبکه برای جلسات تلفنی، ویدئوکنفرانس‌ها و جلسات آنلاین
– خلاصه‌ای از اهداف برگزاری جلسه
– موضوعات مورد بحث
– زمان اختصاص یافته به هر یک از دستور کارها
– برای برگزاری جلسه زمان مناسبی را انتخاب کنید. جلسه را در ساعات میانی روز برگزار کنید. سعی کنید از برگزاری جلسه در ساعات اولیه یا پایانی روز پرهیز کنید.
– دستور کار و دیگر جزوات مربوط به جلسه را از قبل در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید تا آ نها نیز بتوانند خود را برای جلسه آماده کنند. دستور کار را حداقل دو روز قبل از برگزاری جلسه ارسال کنید. این کار همچنین باعث یادآوری زمان برگزاری جلسه می‌شود.
– چگونگی استفاده از ابزارهای بصری و سایر ابزارهای کمکی مورد نیاز خود را یاد بگیرید. قبل از برگزاری جلسه بررسی کنید که ابزارهای مورد نیازتان شامل دستگاه ویدئو، تخته سفید و ماژیک و نرم‌افزار پاورپوینت در محل برگزاری جلسه وجود دارد. چگونگی استفاده از این ابزارها را از قبل یاد بگیرید.
– جلسه را از چند روز قبل، به تمام افراد یادآوری کنید. اگر دستور کار و اطلاعیه یادآوری جلسه را هم زمان ارسال کرده باشید نیازی به انجام این کار نیست.
• اداره کردن یک جلسه
– به افراد خوشامد بگویید و در صورتی که فرد جدیدی در جلسه حضور دارد و یا در صورتی که افراد یکدیگر را نمی‌شناسند از همه بخواهید تا خود را معرفی کنند. این کار را برای جلساتی که از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌کنید نیز انجام دهید.
– مجددا هدف از برگزاری جلسه را بیان کنید. در ابتدای جلسه و با استفاده از عبارت «ما اینجا جمع شده‌ایم تا» دستور کار جلسه را به طور خلاصه مرور کنید.
– روند برگزاری جلسه را بر موضوع کار جلسه متمرکز کنید. اگر شما رئیس جلسه هستید باید افراد را به گونه‌ای هدایت کنید که تنها در خصوص دستور کار جلسه مذاکره کنند. هنگامی که شرکت کنندگان از موضوع اصلی فاصله می‌گیرند آنها را به سمت موضوع اصلی هدایت کنید. برای این کار می‌توانید از عبارت‌هایی مانند «اجازه دهید در خصوص موضوع جلسه بحث کنیم، این نظر را می‌توان در جلسه‌های دیگر بررسی کرد» استفاده کنید.
– در جلسات تصمیم‌گیری و یا مشارکتی همه افراد را تشویق کنید تا در جلسه مشارکت داشته باشند. سعی کنید افرادی که در جلسه صحبت نمی‌کنند را به مشارکت تشویق کنید. جلوگیری از صحبت کردن تنها یک یا دو نفر از افراد و گفتگوی دوجانبه آنها موجب خشنودی سایرین نیز می‌شود.
– اختلاف نظرها را مدیریت کنید. به افراد اجازه انتقاد از دیگران را ندهید. به همه اطمینان خاطر دهید که
نظراتشان شنیده شده و مورد احترام سایرین قرار خواهد گرفت.
– در صورت کاهش علاقه اعضای شورایاری و هیئت امنا، روند و قالب جلسه را تغییر دهید. می‌توانید این کار را با پرسیدن یک پرسش مانند «امروز می‌خواهیم به چه هدفی برسیم؟» انجام دهید. همچنین می‌توانید از افراد بخواهید تا نظراتشان را بیان کنند و یا می‌توانید به موضوع دیگری از دستور کار جلسه بپردازید. همچنین می‌توانید جلسه را زودتر از زمان مقرر به پایان برسانید و اهدافتان را به گونه‌های دیگر پیگیری کنید.
– در طول جلسه زمان‌هایی را برای استراحت در نظر بگیرید. متخصصان پیشنهاد می‌کنند که مدت زمان یک جلسه، بدون در نظر گرفتن زمان استراحت نباید بیشتر از ۹۰ دقیقه باشد. به اعضا اجازه دهید تا در صورت نیاز به مدت ۵ تا ۱۵ دقیقه اتاق جلسه را ترک کنند. زمان شروع مجدد جلسه را به شرکت کنندگان اطلاع و آن را مطابق برنامه انجام دهید. – زمان را مد نظر داشته باشید.
– در پایان جلسه، موارد مهم و اقدامات بعدی را جمع‌بندی کنید. کارها و گام‌های بعدی را برای پیگیری، مشخص کنید. در صورت لزوم یادداشت‌هایی را با هدف پیگیری مصوبات جلسه ارسال کنید.
– جلسه را در زمان مقرر و با یک عبارت مثبت به پایان برسانید. برای مثال می‌توانید از عباراتی مانند «این یک گام اولیه عالی بود. ما امروز کارهای زیادی را انجام دادیم» استفاده کنید. فراموش نکنید که از همه به خاطر شرکت در جلسه تشکر کنید.
– وظایف محول شده و زمان انجام کارها را پیگیری کنید. برای شورایاران و هیئت امنا یک نامه الکترونیکی شامل پیشرفت‌های ایجاد شده، کارها و وظایف افراد ارسال کنید. همچنین، پس از هماهنگی با دبیر شورایاری، یادداشت‌های تفصیلی وی را به منظور پیگیری، به همراه نامه الکترونیکی ارسال کنید.
• سعی کنید جلسات دورهای شورایاری مفید باشد
– مطمئن شوید که جلسات شورایاری، رئیس محور نیستند. آیا اعضای تیم عمدتا سوالات و نظراتشان را با شما مطرح می‌کنند و یا اینکه مستقیما با یکدیگر تعامل برقرار می‌کنند؟ اعضا را برای کمک به یکدیگر تشویق کنید. شرایطی را فراهم کنید تا بیان یک ایده باعث ایجاد خلاقیت در دیگران شود. توجه داشته باشید که اعمال قدرت مدیر در گروه باعث ایجاد محدودیت در به اشتراک‌گذاری ایده‌ها می شود.
– از اعضای شورایاری بخواهید تا به نوبت هدایت جلسات دورهای را بر عهده بگیرند. می‌توانید متناسب با موقیعت، وظایف افراد را در جلسات تغییر دهید.
– در صورت امکان جلسات را در مکان‌های مختلف برگزار کنید. آیا می‌توانید جلسات را در دفاتر مختلف برگزار کنید؟ آیا می‌توانید در خارج از محل کار با اعضا ملاقات داشته باشید؟ آیا می‌توانید در محل صرف غذا و یا هنگام نوشیدن قهوه با یکدیگر ملاقات داشته باشید؟ انجام این کارها از ایجاد بی‌انگیزگی در افراد جلوگیری می‌کند. همچنین سعی کنید از روش‌های مختلفی برای ارائه مطالب استفاده کنید. برای مثال در یک جلسه مطالب را به صورت چاپ شده دراختیار افراد
قرار دهید و در جلسه بعد از اساید برای ارائه مطالب استفاده کنید.
– جلسه را به گونه‌ای هدایت کنید که برای همه افراد سودمند باشد. سعی کنید با به کارگیری روش‌های گوناگون تمام افراد در جلسه مشارکت داشته باشند. نظراتشان را بپرسید و نظرات خوب را با بیان عبارات مثبتی مانند «این سوال خوبی است» و یا «این ایده خوبی است»، ادامه دهید.
– بازخورد و نظر افراد را بپرسید. نظر افراد در خصوص جلسات دورهای کارکنان چیست؟ چه اقداماتی را می‌توان برای بهبود جلسات گروه انجام داد؟ به نظر شرکت کنندگان، برگزاری جلسات چه زمانی ضرورت دارد و آنها در چه زمان‌هایی می‌توانند بیشترین کمک را بکنند؟
• باید و نبایدهای صحبت در یک جلسه شورایاری
هنگامی که می‌خواهید یک موضوع را در جلسه‌ای (با هر تعداد شرکت کننده) توضیح دهید، و یا گزارشی از فعالیت‌های انجام شده در یک پروژه را ارائه کنید و یا حتی در یک جمع دوستانه صحبت کنید مطمئنا کار سختی خواهید داشت تصور کنید چندین جفت چشم کوچکترین حرکات شما را زیرنظر دارند و چندین جفت گوش حرف به حرف شما را می‌شنوند و براساس این دیده‌ها و شنیده‌ها درمورد شما و مطالبی که ارائه می‌کنید قضاوت می‌کنند، از سوی دیگر شما ملزم به اقناع آنها و یا دفاع از عملکردتان و یا حتی اثبات خودتان هستید در هر جایگاهی که قرار دارید فرقی نمی‌کند، شما در موقعیت خطیری قرار گرفته‌اید.
پس سعی کنید بهترین باشید، دو اصل بسیار مهم را فراموش نکنید اول تسلط کامل به مطالبی که می‌خواهید ارائه دهید و دوم حفظ خونسردی و آرامش. شما با رعایت این دو اصل و توجه به نکاتی که در پی خواهد آمد علاوه بر یک ارائه خوب، یک جلسه زیبا را برگزار می‌کنید.
• یک پیام مشخص داشته باشید
قبل از اینکه کار تهیه مطالب خود را شروع کنید، پیام کلیدی خود را مشخص کنید. در واقع پیام شما باید بتواند مخاطبان را به یک راه مشخص رهنمون و امکان تفکر درمورد راه‌های دیگر را فراهم سازد.
• برای هر تصویر متن کوتاهی آماده کنید
در تصویر (متن یا عکس) که پخش می‌شود. خلاصه‌ای از موضوع آن باید ارائه شود. این خلاصه می‌تواند شفاهی باشد یا به صورت زیرنویس ارائه شود. این باعث خواهد شد تا در وقت صرفه‌جویی شود.
• مطالب و مفاهیم خاص را برجسته کنید
مطالبی را که توضیح آنها برای «پذیرش» مخاطب «اهمیت» بیشتری دارد را مشخص کنید.
• ساختار اثربخشی برای ارائه طراحی کنید
طرح «مسئله» و «حل» آن بهترین روش برای ارائه قدرتمند یک مطلب است. اول «مسئله» را بیان کنید بعد «راه حل» را ارائه دهید و آن را با یک مثال توضیح دهید.
• محکم و خوب شروع کنید
یک شروع خوب، موفقیت را تضمین می‌کند. از روش‌های مختلف استفاده کنید، گاهی یک حکایت یا قصه یا یک خاطره و در بعضی مواقع پرداختن به اصل مطلب می‌تواند شروع خوبی باشد.
• بر نکات مهم تسلط داشته باشید
اگر شما نکات مهم را بدانید راحت‌تر می‌توانید مخاطبان را قانع کنید و علاوه بر آن با آرامش و بدون استرس خواهید بود.
• چند گام برای صحبت کردن موفقیت‌آمیز در یک جلسه
– خوب تنفس کنید
– از چشمانتان استفاده کنید
– «لبخند» را فراموش نکنید
– سعی کنید از روی نوشته نخوانید
– مخاطبان را درگیر بحث کنید
– از شوخی کردن نترسید
– خودتان را جای شورایاران دیگر بگذارید
